Chính sách bảo mật
Nguồn gốc của nghĩa vụ
In the course of Caulfield Grammar School activities, we manage and protect personal information in accordance with the Privacy Act 1988 (Cth) (Privacy Act) and the 13 Australian Privacy Principles (APPs) and Health Records Act (Vic).
Phạm vi chính sách
Chính sách này nêu rõ các trường hợp chúng tôi thu thập thông tin cá nhân, cách chúng tôi sử dụng và tiết lộ thông tin đó và cách chúng tôi quản lý các yêu cầu truy cập và/hoặc thay đổi thông tin đó.
Thông tin cá nhân là gì và chúng tôi thu thập thông tin đó như thế nào?
Thông tin cá nhân là thông tin hoặc ý kiến về một cá nhân mà từ đó có thể xác định được một cách hợp lý. Tùy thuộc vào hoàn cảnh, chúng tôi có thể thu thập thông tin cá nhân từ một người với tư cách là sinh viên, nhà thầu, tình nguyện viên, bên liên quan, người xin việc, cựu sinh viên, khách tham quan hoặc những người khác tiếp xúc với trường.
In the course of Caulfield Grammar School activities, we may collect and hold:
• Thông tin cá nhân bao gồm tên, địa chỉ và các thông tin liên lạc khác, ngày sinh, thông tin người thân, hình ảnh chụp và/hoặc video, hồ sơ tham dự và thông tin tài chính
• Thông tin nhạy cảm (đặc biệt liên quan đến hồ sơ của học sinh và phụ huynh) bao gồm mã số định danh của chính phủ (như TFN), tín ngưỡng tôn giáo, quốc tịch, quốc gia nơi sinh, tư cách thành viên chuyên môn, lệnh của tòa án gia đình và hồ sơ phạm tội.
• Thông tin sức khỏe (đặc biệt liên quan đến hồ sơ của học sinh và phụ huynh) bao gồm hồ sơ y tế, khuyết tật, thông tin chi tiết về tiêm chủng và báo cáo tâm lý.
Là một phần trong quy trình tuyển dụng nhân viên, nhà thầu và tình nguyện viên, chúng tôi có thể thu thập và lưu giữ:
• Thông tin cá nhân bao gồm tên, địa chỉ và các thông tin liên lạc khác, ngày tháng
khai sinh, thông tin tài chính, quyền công dân, thông tin tham khảo về việc làm, quy định
thông tin về chứng nhận, phương tiện truyền thông, chức vụ giám đốc, quyền sở hữu tài sản và giấy phép lái xe.
• Thông tin nhạy cảm bao gồm mã số định danh của chính phủ (như TFN), quốc tịch, quốc gia nơi sinh, tư cách thành viên chuyên môn, lệnh của tòa án gia đình và hồ sơ phạm tội.
• Thông tin sức khỏe (đặc biệt liên quan đến hồ sơ của nhân viên và sinh viên tương lai) bao gồm hồ sơ y tế, khuyết tật, thông tin chi tiết về tiêm chủng và báo cáo tâm lý.
Nhìn chung, chúng tôi sẽ tìm kiếm sự đồng ý bằng văn bản của cá nhân trước khi thu thập thông tin nhạy cảm của họ (bao gồm thông tin sức khỏe).
Hồ sơ nhân viên không được bảo vệ bởi APP hoặc Đạo luật Hồ sơ Y tế (Vic) khi chúng liên quan đến các thỏa thuận tuyển dụng hiện tại hoặc trước đây giữa nhà trường và nhân viên.
Thu thập thông tin cá nhân
The collection of personal information depends on the circumstances in which Caulfield Grammar School is collecting it. If it is reasonable and practical to do so, we collect personal information directly from the individual.
Thông tin được thu thập từ trang web của chúng tôi
Chúng tôi có thể thu thập thông tin dựa trên cách cá nhân sử dụng trang web của chúng tôi. Chúng tôi sử dụng ''cookie'' và các phương pháp thu thập dữ liệu khác để thu thập thông tin về hoạt động của trang web như số lượng khách truy cập, số trang đã xem và quảng cáo trên internet đưa khách truy cập đến trang web của chúng tôi.
Thông tin này được thu thập để phân tích và cải thiện trang web, chiến dịch tiếp thị và ghi lại số liệu thống kê về lưu lượng truy cập web. Chúng tôi không sử dụng thông tin này để nhận dạng cá nhân.
Thông tin được yêu cầu
Caulfield Grammar School, where possible, standardises the collection of personal information by using specifically designed forms (e.g. an Enrolment Form or Health Information Disclosure Form).
Tuy nhiên, do bản chất hoạt động của chúng tôi, chúng tôi cũng nhận thông tin cá nhân qua email, thư, ghi chú, qua trang web, qua điện thoại, trong các cuộc họp trực tiếp và video và/hoặc bài học, thông qua các giao dịch tài chính và thông qua các hoạt động giám sát như sử dụng camera an ninh CCTV hoặc giám sát email.
Chúng tôi cũng có thể thu thập thông tin cá nhân từ những người khác (ví dụ: quản trị viên bên thứ ba, người giới thiệu cho nhân viên tương lai) hoặc các nguồn độc lập. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ chỉ làm như vậy khi việc thu thập thông tin cá nhân trực tiếp từ cá nhân đó là không hợp lý và không thực tế.
Chúng tôi có thể thu thập thông tin dựa trên cách mọi người sử dụng trang web của chúng tôi. Chúng tôi sử dụng 'cookie' và các phương pháp thu thập dữ liệu khác để thu thập thông tin về hoạt động của trang web như số lượng khách truy cập, số trang đã xem và quảng cáo trên internet đưa khách truy cập đến trang web của chúng tôi. Thông tin này được thu thập để phân tích và cải thiện trang web, các chiến dịch tiếp thị của chúng tôi và để ghi lại số liệu thống kê về lưu lượng truy cập web. Chúng tôi không sử dụng thông tin này để nhận dạng cá nhân.
Thông tin không được yêu cầu
Caulfield Grammar School may be provided with personal information without having sought it through our normal means of collection. This is known as ‘unsolicited information’ and is often collected by:
• thư bưu chính bị chuyển nhầm địa chỉ
• thư điện tử gửi nhầm
• đơn xin việc được gửi đến chúng tôi không phải để phản hồi cho một vị trí tuyển dụng được quảng cáo
• thông tin bổ sung được cung cấp cho chúng tôi mà không được yêu cầu
Unsolicited information obtained by Caulfield Grammar School will only be held, used and or disclosed if it is considered as personal information that could have been collected by normal means. If that unsolicited information could not have been collected by normal means then we will destroy, permanently delete or de-identify the personal information as appropriate.
Thu thập và sử dụng thông tin nhạy cảm
Chúng tôi chỉ thu thập thông tin nhạy cảm nếu:
• reasonably necessary in the course of conducting Caulfield Grammar School activities, and we have the person’s consent;
• cần thiết để giảm bớt hoặc ngăn ngừa mối đe dọa nghiêm trọng đến tính mạng, sức khỏe hoặc sự an toàn
• tình huống chung được phép khác; hoặc
• tình trạng sức khỏe được phép khác.
We may share sensitive information to other entities in our organisation structure, but only if necessary in the course of conducting Caulfield Grammar School activities.
Chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân như thế nào
Caulfield Grammar School only uses personal information that is reasonably necessary for one or more of our functions or activities (the primary purpose) or for a related secondary purpose that would be reasonably expected by you, or for an activity or purpose to which you have consented.
Mục đích chính của chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân bao gồm nhưng không giới hạn ở:
• cung cấp giáo dục, chăm sóc mục vụ, các dịch vụ đồng giảng dạy và chăm sóc sức khỏe
• đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi bao gồm nghĩa vụ chăm sóc và bảo vệ trẻ em
nghĩa vụ;
• thông báo cho phụ huynh về các vấn đề cộng đồng nhà trường thông qua thư từ,
bản tin và tạp chí
• các hoạt động tiếp thị, quảng cáo và gây quỹ;
• hỗ trợ các hoạt động của các hiệp hội trường học như Caulfield Các nhà ngữ pháp
Sự kết hợp;
• hỗ trợ các hoạt động của Caulfield Nền tảng ngữ pháp;
• hỗ trợ các hoạt động và mục đích cộng đồng, từ thiện và các mục đích khác trong
liên quan đến các chức năng hoặc hoạt động của Trường;
• giúp chúng tôi cải thiện hoạt động hàng ngày bao gồm đào tạo nhân viên;
• phát triển phần mềm và hệ thống; phát triển các chương trình và dịch vụ mới;
tiến hành lập kế hoạch, nghiên cứu và phân tích thống kê;
• quản lý trường học bao gồm cả mục đích thu hồi học phí và bảo hiểm;
• việc sử dụng lao động; hoặc
• sự tham gia của các tình nguyện viên.
Chúng tôi sẽ chỉ sử dụng hoặc tiết lộ thông tin nhạy cảm hoặc thông tin sức khỏe cho mục đích thứ cấp nếu bạn có lý do để mong đợi chúng tôi sử dụng hoặc tiết lộ thông tin và mục đích thứ cấp có liên quan trực tiếp đến mục đích chính hoặc nếu luật pháp yêu cầu. Ví dụ như trong trường hợp cấp cứu y tế hoặc khủng hoảng sức khỏe.
We may share personal information to related bodies corporate in the course of conducting Caulfield Grammar School activities.
Caulfield Grammar School may disclose information about a person to overseas recipients when it is necessary for the primary purpose or for a secondary purpose that is directly related to a primary purpose, or if required by law.
Lưu trữ và bảo mật thông tin cá nhân
Caulfield Grammar School stores Personal Information in a variety of formats including, but not limited to:
• cơ sở dữ liệu
• tập tin bản cứng
• thiết bị cá nhân, bao gồm máy tính xách tay
• nhà cung cấp lưu trữ của bên thứ ba như cơ sở lưu trữ đám mây
• tập tin trên giấy
Caulfield Grammar School takes all reasonable steps to protect the personal information we hold from misuse, loss, unauthorised access, modification or disclosure.
Các bước này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
• hạn chế quyền truy cập và quyền sử dụng thông tin của nhân viên tùy thuộc vào vai trò và trách nhiệm của họ
• đảm bảo nhân viên không chia sẻ mật khẩu cá nhân
• đảm bảo các tập tin bản cứng được lưu trữ trong tủ hồ sơ có khóa trong các phòng có khóa. Quyền truy cập của nhân viên tùy thuộc vào đặc quyền của người dùng
• ensuring access to Caulfield Grammar School’s premises are secured at all times
• thực hiện các biện pháp an ninh vật lý xung quanh các tòa nhà và khuôn viên trường học để ngăn chặn đột nhập
• đảm bảo hệ thống, chính sách và quy trình an ninh mạng và CNTT của chúng tôi được triển khai và cập nhật
• đảm bảo nhân viên tuân thủ các chính sách và thủ tục nội bộ khi xử lý thông tin
• thực hiện thẩm định cần thiết đối với các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba có thể truy cập thông tin cá nhân, bao gồm các nhà cung cấp nhận dạng khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ đám mây, để đảm bảo rằng họ tuân thủ các APP hoặc chế độ bảo mật tương tự trong phạm vi có thể
• việc hủy, xóa hoặc xóa nhận dạng thông tin cá nhân mà chúng tôi nắm giữ không còn cần thiết hoặc không được yêu cầu lưu giữ theo bất kỳ luật nào khác
Our public website may contain links to other third-party websites outside of Caulfield Grammar School. Caulfield Grammar School is not responsible for the information stored, accessed, used or disclosed on such websites and we cannot comment on their privacy policies.
Phản hồi về vi phạm dữ liệu
Caulfield Grammar School will take appropriate, prompt action if we have reasonable grounds to believe that a data breach may have, or is suspected to have occurred. If appropriate this may involve for example, review of our internal security procedures, taking remedial internal action, notifying affected individuals and the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC).
Nếu chúng tôi không thể thông báo cho những cá nhân bị ảnh hưởng, chúng tôi sẽ đăng tuyên bố trên trang web của mình và thực hiện các bước hợp lý để công khai nội dung của tuyên bố này.
Tiết lộ thông tin cá nhân
Personal information is used for the purposes for which it was given to Caulfield Grammar School, or for purposes which are directly related to one or more of our functions or activities.
Thông tin cá nhân có thể được tiết lộ cho các cơ quan chính phủ, các bậc phụ huynh khác, các trường học khác, người nhận ấn phẩm của trường, giáo viên thỉnh giảng, cố vấn và huấn luyện viên, nhà cung cấp dịch vụ, đại lý, nhà thầu, đối tác kinh doanh, các tổ chức liên quan và những người nhận khác theo thời gian, nếu cá nhân đó:
• đã đồng ý; hoặc
• có lý do để mong đợi thông tin cá nhân được tiết lộ theo cách đó.
Caulfield Grammar School may disclose personal information without consent or in a manner which a person would reasonably expect if:
• chúng tôi được yêu cầu phải làm như vậy theo luật định;
• việc tiết lộ sẽ làm giảm hoặc ngăn ngừa mối đe dọa nghiêm trọng đến tính mạng, sức khỏe hoặc sự an toàn của một cá nhân hoặc đến an toàn công cộng; hoặc
• áp dụng một tình huống chung được phép khác.
• việc tiết lộ là cần thiết hợp lý cho hoạt động liên quan đến thực thi pháp luật.
• một tình huống sức khỏe được phép khác tồn tại
Tiết lộ thông tin cá nhân của bạn cho người nhận ở nước ngoài
Personal information about an individual may be disclosed to an overseas organisation in the course of conducting Caulfield Grammar School activities. For example, information might be stored with a ‘cloud service provider’ who may store data outside of Australia.
Tuy nhiên, chúng tôi sẽ thực hiện mọi bước hợp lý để không tiết lộ thông tin cá nhân của một cá nhân cho người nhận ở nước ngoài trừ khi:
• chúng tôi có sự đồng ý của cá nhân (có thể ngụ ý);
• chúng tôi đã tự mình xác minh rằng người nhận ở nước ngoài tuân thủ Đạo luật APP và Hồ sơ Y tế (Vic) hoặc chế độ bảo mật tương tự;
• chúng tôi hình thành ý kiến rằng việc tiết lộ sẽ làm giảm hoặc ngăn ngừa mối đe dọa nghiêm trọng đến tính mạng, sức khỏe hoặc sự an toàn của một cá nhân hoặc đối với an toàn công cộng; hoặc
• chúng tôi đang thực hiện hành động thích hợp liên quan đến hoạt động bất hợp pháp bị nghi ngờ hoặc hành vi sai trái nghiêm trọng.
Thông tin cá nhân của học sinh
Đạo luật về Quyền riêng tư không phân biệt giữa người lớn và trẻ em và không chỉ định độ tuổi mà cá nhân có thể tự đưa ra quyết định liên quan đến thông tin cá nhân của mình.
At Caulfield Grammar School we take a common-sense approach to dealing with a student’s personal information and generally will refer any requests for personal information to a student’s parents/caregivers. We will treat notices provided to parents/caregivers as notices provided to students and we will treat consents provided by parents/caregivers as consents provided by a student.
Trẻ em có quyền theo Đạo luật về Quyền riêng tư. Trong một số trường hợp nhất định (đặc biệt là khi giao dịch với học sinh lớn tuổi hơn và khi giao dịch với thông tin nhạy cảm), có thể cần tìm kiếm và xin sự đồng ý trực tiếp từ học sinh. Cũng có thể có những trường hợp học sinh có thể đồng ý hoặc không đồng ý về việc sử dụng thông tin cá nhân của mình mà không cần cha mẹ/người chăm sóc.
Ngoài ra, có thể có những trường hợp cha mẹ/người chăm sóc bị từ chối quyền truy cập thông tin liên quan đến con cái của họ vì việc cung cấp thông tin đó sẽ gây ảnh hưởng không hợp lý đến quyền riêng tư của người khác hoặc dẫn đến vi phạm nghĩa vụ chăm sóc của nhà trường đối với học sinh.
Độ chính xác của thông tin cá nhân
Chúng tôi thực hiện mọi bước hợp lý để đảm bảo thông tin cá nhân chúng tôi nắm giữ, sử dụng và tiết lộ là chính xác, đầy đủ và cập nhật, bao gồm cả tại thời điểm sử dụng hoặc tiết lộ thông tin.
If Caulfield Grammar School becomes aware that the Personal Information is incorrect or out of date, we will take reasonable steps to rectify the incorrect or out of date information.
Truy cập và chỉnh sửa thông tin cá nhân
Một cá nhân có thể gửi yêu cầu cho chúng tôi để truy cập thông tin cá nhân mà chúng tôi nắm giữ hoặc yêu cầu chúng tôi thay đổi thông tin cá nhân. Khi nhận được yêu cầu như vậy, chúng tôi sẽ thực hiện các bước để xác minh danh tính của cá nhân trước khi cấp quyền truy cập hoặc sửa thông tin. Nếu chúng tôi từ chối yêu cầu, cá nhân đó sẽ được thông báo theo đó. Khi thích hợp, chúng tôi sẽ cung cấp lý do cho quyết định của mình. Nếu việc từ chối liên quan đến yêu cầu thay đổi thông tin cá nhân, cá nhân đó có thể đưa ra tuyên bố về thay đổi được yêu cầu và chúng tôi sẽ đính kèm tuyên bố này vào hồ sơ của họ.
Thủ tục khiếu nại
An individual can make a complaint about how Caulfield Grammar School manages personal information, including a breach of the APPs or the Health Records Act (Vic), by notifying us in writing as soon as possible. We will respond to the complaint within a reasonable time (usually no longer than 30 days) and we may seek further information in order to provide a full and complete response.
Caulfield Grammar School does not charge a fee for the handling of complaints. If a person is still not satisfied after all avenues of resolution have been exhausted, the complaint may be referred to the OAIC.
Bạn có thể khiếu nại bằng cách sử dụng Mẫu khiếu nại về quyền riêng tư của OAIC trực tuyến hoặc qua email hoặc thư.
Việc chuyển vụ việc đến OAIC chỉ nên là giải pháp cuối cùng sau khi mọi giải pháp khác đều không hiệu quả.
Làm thế nào để liên lạc với chúng tôi
Caulfield Grammar School can be contacted about this Privacy Policy or about personal information generally, by:
• Gửi email: cgsprivacyofficer@caulfieldgs.vic.edu.au
• Gọi: 03 9524 6300
• Viết:
Privacy Officer
Caulfield Grammar School
217 Glen Eira Road
East St Kilda VIC 3183
Một người có thể liên hệ với chúng tôi ẩn danh (không cần xác định danh tính) hoặc bằng cách sử dụng bút danh. Tuy nhiên, trong những trường hợp như vậy, nếu không xác định danh tính, chúng tôi có thể không cung cấp được thông tin hoặc hỗ trợ.
Những thay đổi về quyền riêng tư và cách xử lý thông tin của chúng tôi
Chính sách bảo mật này có thể thay đổi bất cứ lúc nào.
Tên chính sách: Chính sách bảo mật
Cập nhật lần cuối: Tháng 10 năm 2023
Chủ sở hữu chính sách: Hội đồng nhà trường
Ngày đánh giá tiếp theo: Tháng 10 năm 2025
Người đánh giá: Rủi ro và Tuân thủ
Mã số CRICOS: 00136F
Đây là một tài liệu được kiểm soát. Các bản sao cứng của tài liệu này được coi là không được kiểm soát.