隐私政策
义务来源
在考菲尔德文法学校的活动过程中，我们根据 1988 年《隐私法》（澳大利亚联邦）（《隐私法》）和 13 项澳大利亚隐私原则（APPs）以及《健康记录法》（维多利亚州）管理和保护个人信息。
政策范围
本政策概述了我们获取个人信息的情况、我们使用和披露信息的方式，以及我们如何管理访问和/或更改信息的请求。
什么是个人信息，我们如何收集？
个人信息是关于个人的信息或观点，可以从中合理地识别个人。根据具体情况，我们可能会以学生、承包商、志愿者、利益相关者、求职者、校友、访客或其他与学校有接触的人的身份收集个人信息。
在考菲尔德文法学校的活动过程中，我们可能会收集并保存以下信息
- 个人信息，包括姓名、地址和其他联系方式、出生日期、近亲详情、照片和/或视频图像、 出勤记录和财务信息
- 敏感信息（尤其是与学生和家长记录有关的信息），包括政府识别信息（如 TFN）、宗教信仰、国籍、出生国、专业会员资格、家庭法庭命令和犯罪记录。
- 健康信息（尤其是与学生和家长记录相关的信息），包括医疗记录、残疾、免疫详情和心理报告。
在招聘员工、承包商和志愿者的过程中，我们可能会收集并保存以下信息
- 个人信息，包括姓名、地址和其他联系方式、出生日期、财务信息、公民身份、就业证明、监管信息以及其他信息。
出生日期、财务信息、公民身份、工作证明、监管认证、媒体、董事身份、财产所有权和驾照信息。
认证、媒体、董事职位、财产所有权和驾照信息。
- 敏感信息，包括政府标识符（如 TFN）、国籍、出生国、专业会员资格、家庭法院命令和犯罪记录。
- 健康信息（尤其是与未来雇员和学生档案有关的信息），包括医疗记录、残疾、免疫详情和心理报告。
一般来说，在收集个人敏感信息（包括健康信息）之前，我们会先征得个人的书面同意。
如果雇员记录与学校和雇员之间当前或以前的就业安排有关，则不在《APPs》或《健 康记录法》（Vic）的管辖范围之内。
收集个人信息
个人信息的收集取决于考菲尔德文法学校收集信息的具体情况。如果合理可行，我们会直接向个人收集个人信息。
从我们网站收集的信息
我们可能会根据个人使用我们网站的方式收集信息。我们使用 "cookies "和其他数据收集方法来收集有关网站活动的信息，如访问者数量、浏览页面数量以及将访问者带到我们网站的互联网广告。
收集这些信息是为了分析和改进我们的网站和营销活动，并记录网络流量的统计数据。我们不会使用这些信息来识别个人身份。
征集信息
考菲尔德文法学校尽可能使用专门设计的表格（如报名表或健康信息披露表）来规范个人信息的收集。
不过，鉴于我们的业务性质，我们也会通过电子邮件、信件、便条、网站、电话、面对面和视频会议及/或课程、金融交易以及使用闭路电视安全摄像头或电子邮件监控等监控活动接收个人信息。
我们也可能从其他人（如第三方管理员、未来员工的推荐人）或独立来源收集个人信息。但是，只有在直接向个人收集个人信息既不合理也不实际的情况下，我们才会这样做。
我们可能会根据用户使用我们网站的方式收集信息。我们使用 "cookies "和其他数据收集方法来收集有关网站活动的信息，如访问者数量、浏览页面数量以及将访问者带到我们网站的互联网广告。收集这些信息是为了分析和改进我们的网站和营销活动，并记录网络流量的统计数据。我们不会使用这些信息来识别个人身份。
未经请求的信息
考菲尔德文法学校可能会在未通过正常收集途径寻求个人信息的情况下获得这些信息。这种信息被称为 "主动提供的信息"，通常通过以下方式收集：
- 误寄邮件
- 误发电子邮件
- 向我们发送的并非针对已公布的空缺职位的求职申请
- 向我们提供的未被要求的补充信息
考菲尔德文法学校获得的主动提供的信息只有在被视为可以通过正常途径收集的个人信息时才会被保存、使用和或披露。如果该主动提供的信息无法通过正常途径收集，我们将视情况销毁、永久删除或消除个人信息的身份标识。
收集和使用敏感信息
我们只在以下情况下收集敏感信息
- 开展考菲尔德文法学校活动过程中的合理需要，且得到本人同意；
- 有必要减轻或防止对生命、健康或安全的严重威胁
- 另一种允许的一般情况；或
- 另一种允许的健康状况。
我们可能会与我们组织结构中的其他实体共享敏感信息，但仅限于在开展考菲尔德文法学校活动过程中所必需的情况。
我们如何使用个人信息
考菲尔德文法学校仅将个人信息用于我们的一项或多项职能或活动（主要目的）或您合理预期的相关次要目的，或您已同意的活动或目的。
我们对个人信息的主要用途包括但不限于
- 提供教育、牧养、联合课程和保健服务
- 履行我们的法律义务，包括照顾和保护儿童的责任
义务；
- 通过通信向家长通报学校社区事务、
通讯和杂志
- 营销、宣传和筹款活动；
- 支持学校协会的活动，考菲尔德联合会（TheCaulfield Grammarians'
协会；
- 支持考菲尔德文法基金会的活动；
- 支持以下领域的社区事业和活动、慈善机构和其他事业
与学校职能或活动有关；
- 帮助我们改善日常运营，包括培训员工；
- 软件和系统开发；开发新的程序和服务；
进行规划、研究和统计分析；
- 学校行政管理，包括收费和保险；
- 雇员的雇用；或
- 志愿者的参与。
只有在您合理预期我们会使用或披露敏感信息或健康信息，且次要目的与主要目的直接相关或法律要求的情况下，我们才会出于次要目的使用或披露敏感信息或健康信息。例如，在发生医疗紧急情况或健康危机时。
在开展考菲尔德文法学校活动的过程中，我们可能会与相关法人团体共享个人信息。
当出于主要目的或与主要目的直接相关的次要目的，或法律要求时，考菲尔德文法学校可向海 外接收者披露个人相关信息。
个人信息的存储和安全
考菲尔德文法学校以多种形式存储个人信息，包括但不限于
- 数据库
- 硬拷贝文件
- 个人设备，包括笔记本电脑
- 第三方存储提供商，如云存储设施
- 纸质文件
考菲尔德文法学校采取一切合理措施，保护我们所掌握的个人信息不被滥用、丢失、未经授权的访问、修改或披露。
这些步骤包括但不限于
- 根据员工的角色和职责，限制他们对信息的访问和使用权限
- 确保员工不共享个人密码
- 确保硬拷贝文件存放在带锁房间的带锁文件柜中。员工访问受用户权限限制
- 确保进入考菲尔德文法学校校舍的通道在任何时候都是安全的
- 在校舍和校园周围采取安全措施，防止非法闯入
- 确保我们的信息技术和网络安全系统、政策和程序得到实施和更新
- 确保员工在处理信息时遵守内部政策和程序
- 对可能接触到个人信息的第三方服务提供商（包括客户身份识别提供商和云服务提供商）进行尽职调查，尽可能确保他们遵守《APP》或类似的隐私制度
- 销毁、删除或去标识我们所持有的不再需要或任何其他法律要求保留的个人信息
我们的公共网站可能包含与考菲尔德文法学校以外的其他第三方网站的链接。考菲尔德文法学校不对此类网站存储、访问、使用或披露的信息负责，也无法对其隐私政策发表评论。
应对数据泄露
如果我们有合理的理由相信可能发生或怀疑发生了数据泄露，考菲尔德文法学校将迅速采取适当的措施。在适当的情况下，这可能包括审查我们的内部安全程序、采取内部补救措施、通知受影响的个人和澳大利亚信息专员办公室 (OAIC)。
如果我们无法通知受影响的个人，我们将在网站上发布声明，并采取合理措施宣传声明内容。
个人信息的披露
个人信息将用于提供给考菲尔德文法学校的目的，或与我们的一项或多项职能或活动直接相关的目的。
个人信息可能会不时披露给政府机构、其他家长、其他学校、学校出版物的接收者、客座教师、辅导员和教练、我们的服务提供商、代理、承包商、业务伙伴、相关实体和其他接收者，前提是这些个人：
- 同意；或
- 合理预期个人信息会以这种方式披露。
在下列情况下，考菲尔德文法学校可在未经同意的情况下或以个人合理预期的方式披露个人信息
- 法律要求我们这样做；
- 披露信息将减轻或防止对个人生命、健康或安全或公共安全的严重威胁；或
- 另一种允许的一般情况也适用。
- 为执法相关活动的合理需要而披露。
- 存在其他允许的健康状况
向海外接收方披露您的个人信息
在开展考菲尔德文法学校活动的过程中，可能会向海外机构披露个人的个人信息。例如，信息可能会存储在 "云服务提供商 "处，该提供商可能会在澳大利亚境外存储数据。
不过，我们将采取一切合理措施，不向海外接收方披露个人的个人信息，除非
- 我们已征得个人同意（可能是默示同意）；
- 我们已确认海外接收方符合《APPs 和健康记录法案》（维多利亚州）或类似隐私制度的规定；
- 我们认为披露信息将减轻或防止对个人生命、健康或安全或公共安全的严重威胁；或
- 我们正在对涉嫌非法活动或严重不当行为采取适当行动。
学生个人信息
隐私法》没有区分成年人和儿童，也没有规定个人在达到一定年龄后可以自行决定自己的个人信息。
在考菲尔德文法学校，我们采取常识性的方法来处理学生的个人信息，一般情况下，我们会将任何有关个人信息的要求转交给学生家长/监护人。我们会将提供给家长/监护人的通知视为提供给学生的通知，我们会将家长/监护人提供的同意视为学生提供的同意。
儿童享有《隐私法》规定的权利。在某些情况下（尤其是在处理年龄较大的学生和敏感信息时），直接寻求并获得学生的同 意可能是适当的。在某些情况下，学生可能会在其父母/监护人的同意下独立使用或拒绝使用其个人信息。
此外，在某些情况下，家长/监护人可能会被拒绝获取有关其子女的信息，因为提供此类 信息会对他人的隐私造成不合理的影响，或导致违反学校对学生的照顾义务。
个人信息的准确性
我们采取一切合理措施，确保我们所持有、使用和披露的个人信息准确、完整和最新，包括在使用或披露信息时。
如果考菲尔德文法学校发现个人信息有误或过时，我们将采取合理措施纠正错误或过时的信息。
个人信息的访问和更正
个人可向我们提出申请，要求访问我们所掌握的个人信息，或要求我们更改个人信息。收到此类请求后，我们将采取措施核实个人身份，然后才会允许访问或修改信息。如果我们拒绝该请求，我们会相应地通知该个人。在适当的情况下，我们会提供做出决定的理由。如果拒绝的是更改个人信息的请求，个人可就所请求的更改发表声明，我们将把声明附在其记录中。
投诉程序
个人可就考菲尔德文法学校管理个人信息的方式提出投诉，包括违反《APPs》或《健康记录法》 （维多利亚州），请尽快以书面形式通知我们。我们将在合理的时间内（通常不超过 30 天）对投诉作出回应，我们可能会要求提供进一步的信息，以便作出全面完整的回应。
考菲尔德文法学校处理投诉不收取任何费用。如果个人在用尽所有解决途径后仍不满意，可将投诉提交给 OAIC。
可使用 OAIC 在线隐私投诉表或通过电子邮件或信件进行投诉。
在用尽所有其他解决途径之后，应将案件移交给 OAIC 作为最后手段。
如何联系我们
有关本隐私政策或一般个人信息，可通过以下方式与考菲尔德 文法学校联系：
- 电子邮件发送：cgsprivacyofficer@caulfieldgs.vic.edu.au
- 电话03 9524 6300
- 写作
隐私官
考菲尔德文法学校
217 Glen Eira Road
East St Kilda VIC 3183
个人可以匿名（不表明身份）或使用化名与我们联系。但是，在这种情况下，如果不表明身份，我们可能实际上无法提供信息或帮助。
隐私和信息处理方式的变更
本隐私政策可随时更改。
政策名称：隐私政策
最后更新2023 年 10 月
政策制定者：校董会
下次审查日期2025 年 10 月
审查人： 风险与合规风险与合规
CRICOS：00136F
本文件为管制文件。本文件的打印件被视为非管制文件。